Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn regels die een bedrijf standaard hanteert. Hoewel het niet verplicht is om algemene voorwaarden te hebben, gebruiken vrijwel alle bedrijven deze als onderdeel van koopovereenkomsten of voor de levering van diensten. Doordat algemene voorwaarden zo vaak voorkomen is het voor ondernemers en consumenten belangrijk om er een goed begrip van te hebben.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden worden ook wel de standaardvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, garantievoorwaarden of betalingsvoorwaarden genoemd. Deze regels, de zogenaamde “kleine lettertjes”, zijn (mits van toepassing verklaard) op iedere overeenkomst van toepassing. Algemene voorwaarden zijn bepalingen van algemene strekking die een bedrijf opstelt als voorwaarden voor het zakendoen. De bepalingen moeten algemeen worden geformuleerd zodat ze bij iedere overeenkomst telkens weer kunnen worden ingezet, zonder dat ze strijd opleveren met de specifieke inhoud daarvan. Het zijn dus randvoorwaarden.

Waarom algemene voorwaarden gebruiken?

Een groot voordeel van het hanteren van algemene voorwaarden is dat je als ondernemer dezelfde regels kunt toepassen op iedere overeenkomst. Je hoeft niet voor iedere nieuwe transactie een aparte en vaak complexe overeenkomst uit te onderhandelen. De bedrijfsvoering wordt een stuk eenvoudiger, efficiënter en goedkoper doordat alleen de specifieke voorwaarden moeten worden vastgelegd. Verder dienen algemene voorwaarden ook om degene met wie een onderneming zaken doet te informeren over leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden, aansprakelijkheid en garanties. Zo voorkom je eenvoudig mogelijke geschillen op deze gebieden.

Wanneer zijn algemene voorwaarden zijn van toepassing?

Een ondernemer kan pas een beroep doen op zijn algemene voorwaarden als deze daadwerkelijk van toepassing zijn. De eerste stap is om de algemene voorwaarde van toepassing te verklaren op een overeenkomst. Dit kan door middel van een eenvoudige mededeling vóór het sluiten van de overeenkomst. Een voorbeeld hiervan is het moeten aanvinken van het vakje ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’ bij een online aankoop. De tweede stap is het beschikbaar stellen van de algemene voorwaarden aan de wederpartij. Dat heet de informatieplicht. Meestal worden ze als bijlage of linkje in een e-mail beschikbaar gesteld. De mededeling ‘de algemene voorwaarden kunt u vinden op onze website’ is echter niet voldoende. De voorwaarden moeten expliciet van toepassing worden verklaard en dit moet door de contractpartij worden aanvaard. Als hier niet aan wordt voldaan, zijn de algemene voorwaarden niet van toepassing of zijn ze geheel of gedeeltelijk vernietigbaar.

Battle of forms: welke algemene voorwaarden zijn van toepassing?

De mogelijkheid bestaat ook dat twee bedrijven allebei algemene voorwaarden gebruiken. De algemene voorwaarden van de wederpartij kunnen tegenstrijdige bepalingen bevatten. Het is belangrijk om bewust te zijn van de risico’s van het gebruiken van de algemene voorwaarden van de wederpartij. En wat als elke partij de eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart? Dan bepaalt het leerstuk van de ‘battle of forms’ welke set voorwaarden geldt. Dat kunnen de voorwaarden zijn van degene die ze het eerst van toepassing verklaarde (first shot rule) of de voorwaarden van degene die dat als laatste deed (last shot rule, mits de eerdere buiten toepassing worden verklaard).