Rechter staat nietige tweede vergadering VvE ten onrechte toe

De rechtbank Rotterdam heeft op 1 november 2024 (ECLI:NL:RBROT:2024:11457) een uitspraak gedaan die naar mijn mening onterecht is. In die zaak speelden meerdere elementen, maar hetgeen voor mij in het oog sprong, was de zogenaamde ’tweede vergadering’ die de beheerder had georganiseerd. De beheerder van de VvE deed dat zonder feitelijk eerst een eerste vergadering te houden. De rechtbank stond dat toe omdat dit “de gebruikelijke gang van zaken” zou zijn in de betreffende VvE en omdat tot de handelswijze “tijdens een vergadering in 2018 is besloten”. Dat zijn naar mijn mening geen goede argumenten. Iets dat fout is, wordt natuurlijk niet ineens goed omdat je het altijd fout doet. Ik zal in dit blog uitleggen wat ik daarmee bedoel. Ook zal ik uitleggen waarom de handelswijze van de beheerder onjuist is. Mijn conclusie is dat de uitspraak van de rechtbank beslist geen navolging verdient. Wel zijn er andere oplossingen.

Door Robert van Ewijk, advocaat VvE-recht.

De VvE en de tweede vergadering: zo zit het

Er zijn veel verenigingen van eigenaren (VvE) waarbij het niet mogelijk blijkt om op de periodieke VvE-vergadering voldoende eigenaren bij elkaar te krijgen. In de modelreglementen is bepaald dat alleen rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen, als een bepaald aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is. Dat wordt ook wel het ‘quorum’ genoemd. Als dat quorum niet behaald wordt, kan dus niet rechtsgeldig besloten worden en kan iedereen dus weer terug naar huis. Daarvoor bestaat een oplossing. Als onvoldoende stemmen verschijnen op de vergadering, mag het bestuur opnieuw een vergadering organiseren. Op die tweede vergadering kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen, ongeacht het aantal stemmen dat aanwezig is.

VvE-beheerder maakt soms misbruik van bepaling over tweede VvE-vergadering

Voor professioneel beheerders is deze door de modelreglementen voorgeschreven regeling vaak een doorn in het oog. Ze weten (of denken dat te weten) al op voorhand dat er op de eerste vergadering onvoldoende stemmen zullen zijn. Om te voorkomen dat ze twee keer moeten vergaderen, of om er zeker van te zijn dat het in één keer ‘goed’ gaat, roepen sommige beheerders de leden op om juist niet naar de eerste vergadering te komen, zodat meteen een tweede vergadering kan worden georganiseerd.

Oproeping is geen ‘oproeping’

Dat is precies het punt waar het mis gaat. In de modelreglementen staat namelijk het vereiste dat de leden voor de (eerste) vergadering moeten worden “opgeroepen”. Als je de leden van de VvE vraagt om niet te verschijnen, is dat geen oproeping. Zo bepaalde de Rechtbank Breda al in 1987 (ECLI:NL:RBBRE:1987:AD0038) dat de belangen van de leden van de VvE meebrengen dat een tweede vergadering slechts kan worden gehouden “indien de oproeping tot die vergadering eerst heeft plaatsgehad nadat tijdens de eerste vergadering is geconstateerd dat het quorum niet aanwezig was.”

Tweede vergadering na administratieve eerste VvE vergadering

De wijze waarop de tweede vergadering vervolgens in de Rotterdamse zaak is georganiseerd, is daarmee dus in strijd met het reglement. Er kan over gediscussieerd worden of dat vervolgens leidt tot vernietigbare of nietige besluiten op die tweede vergadering. Naar mijn mening geldt het laatste. De tweede vergadering is namelijk geen vergadering in de zin van het reglement. Weliswaar was er een bijeenkomst, maar de oproeping daartoe is niet conform het reglement dus was het formeel gezien geen vergadering. Het zou nog kunnen zijn dat op die tweede vergadering wél voldoende quorum aanwezig was, wat de besluiten dan (mogelijk) alsnog geldig maakt, maar in geval van onvoldoende quorum zijn de besluiten dan simpelweg nietig.

Waarom stond de rechtbank de ‘administratieve vergadering’ toe?

De rechtbank Rotterdam zegt in zijn uitspraak dat de manier waarop de beheerder de tweede vergadering organiseerde, wel geldig zou zijn. Want, zo stelt de rechtbank:

“2.9. (…) [de VvE] heeft tijdens de zitting onbetwist gesteld dat tijdens een vergadering in 2018 is besloten om voortaan eerst een administratieve vergadering uit te schrijven, omdat de ervaring was dat er bij de eerste vergadering nooit voldoende stemmen waren om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Sinds dit besluit in 2018 is dit ook de gebruikelijke gang van zaken. [verzoeker] heeft ook niet betwist dat Twinss VvE Beheer vanaf 2020 exact dezelfde uitnodigingsbrieven voor de eerste en tweede vergaderingen heeft verstuurd als de brieven van 4 maart en 20 maart 2024. [verzoeker] heeft nooit geklaagd over deze gang van zaken.

en de rechtbank concludeert vervolgens:

Deze redenering is naar mijn mening onjuist. Voor de eerste vergadering zijn de leden in feite namelijk niet opgeroepen. Het betreft een administratieve vergadering. Administratief, omdat het kennelijk alleen bedoeld is om aan de formaliteiten te voldoen om een tweede vergadering te kunnen houden. Ten onrechte: aan de formaliteiten is immers juist niet voldaan. Dat er eerder is besloten om in strijd met de splitsingsakte te handelen, mag de VvE dan dus ook niet baten. Een nietig besluit, legitimeert niet een nietige handelswijze. Niet alleen is immers het besluit daartoe nietig (en kan de VvE daar geen rechten aan ontlenen), maar ook wordt de handelswijze niet ineens geldig daardoor. Daarvoor zou wijziging van het reglement zoals dat in de splitsingsakte staat nodig zijn.

Hoe kunnen beheerders wel omgaan met een te lage opkomst?

Een oplossing zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat bij de oproeping voor de eerste vergadering wel alvast het tijdstip voor de eventuele tweede vergadering wordt vermeld. De Hoge Raad heeft in zijn arrest van 14 juli 2006 (ECLI:NL:HR:2006:AX3225) bepaald dat een voorwaardelijke uitnodiging niet absoluut verboden is. Echter laat dit onverlet dat niet tot een tweede vergadering kan worden opgeroepen, voordat vast is gesteld dat op de eerste vergadering onvoldoende quorum aanwezig is. Die eerste vergadering moet dan wel feitelijk plaatsvinden. En als dat niet gebeurt doordat is verzocht om niet op de vergadering te verschijnen, dan was geen sprake van een oproeping. De tweede vergadering is dan in eigenlijk pas de eerste vergadering. En zo schiet de beheerder in zijn eigen voet. Hij blijft dan bezig. Na die tweede moet dan een derde vergadering worden georganiseerd. Dát is dan pas de tweede vergadering die in het reglement bedoeld is.

Advies van advocaat bij te lage opkomst VvE-vergadering

Voor zover mij bekend is tegen de uitspraak van de rechtbank Rotterdam geen hoger beroep ingesteld. Ik spreek de hoop uit dat beheerders die (voorheen) handelden zoals de beheerder in de Rotterdamse zaak, hun handelswijze aanpassen en geen voorbeeld nemen aan deze (foutieve) uitspraak. Wellicht kunnen de tips in de vorige alinea daarbij dienstig zijn. Wat ook altijd goed werkt is zorgen voor gratis bitterballen. Dat doet in mijn ervaring wonderen voor de opkomst.