Zo lever je bewijs in een incassoprocedure

Een incassoprocedure kan worden gestart wanneer een schuldeiser er niet in slaagt om een openstaande vordering op een andere manier te innen, bijvoorbeeld door middel van een aanmaning of sommatie. Indien een debiteur de betaling niet voldoet, kan je juridische stappen ondernemen om het verschuldigde bedrag alsnog te verkrijgen. Een incassoprocedure biedt de mogelijkheid om de schuld via de rechtbank alsnog te verhalen. Desnoods kan daarna de deurwaarder ingeschakeld worden om een vonnis te executeren.

Incassoadvocaat over bewijs in een incassoprocedure

Bij het innen van een vordering is het essentieel dat de schuldeiser kan aantonen dat de vordering daadwerkelijk bestaat en dat de debiteur verplicht is om te betalen. Dit bewijs is noodzakelijk om de rechter te overtuigen van de rechtmatigheid van de vordering. In dit blog legt incassoadvocaat Conner Canters uit welke stappen gevolgd moeten worden bij het innen van een vordering en welk bewijs als (on)toereikend wordt beschouwd om de vordering te onderbouwen.

Betalingsherinnering, aanmaning en sommatie

Voordat je een incassoprocedure start, doe je er goed aan om de debiteur op een andere manier tot betaling van de openstaande vordering te bewegen. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Allereerst kan je simpelweg een betalingsherinnering sturen, waarin op informele wijze wordt gewezen op het verstrijken van de betalingstermijn. Dat gebeurt dan vaak nog zonder juridische dreiging. Je kan er ook voor kiezen om een mailtje of een appje te sturen. Als de betaling uitblijft kan je een aanmaning sturen. Deze is steviger van toon en bevat vaak ook de waarschuwing dat juridische stappen zullen volgen als de betaling niet binnen een bepaalde termijn wordt voldaan.

Ook bestaat de mogelijkheid om een sommatie te sturen. Juridisch gezien is dat hetzelfde als een aanmaning, maar in het spraakgebruik wordt een sommatie toch als wat steviger ervaren. De sommatie wordt ook wel de laatste aanmaning genoemd. Dit is een formeel, juridisch schriftelijk verzoek om betaling, waarin expliciet wordt aangegeven dat bij het uitblijven van betaling, met een incassoprocedure of andere rechtsmaatregelen rekening moet worden gehouden.

Verzuim vereist voor verschuldigdheid incassokosten en rente

De debiteur is in verzuim zodra de betaling uitblijft nadat de vordering opeisbaar is geworden. In sommige gevallen is het noodzakelijk om een ingebrekestelling te sturen, voordat de debiteur in verzuim kan raken. Dit gebeurt doorgaans in de vorm van een aanmaning of sommatie, zoals eerder besproken, waarbij de debiteur een redelijke termijn wordt gegeven om alsnog te betalen. Verzuim is nodig zodat rente en incassokosten verschuldigd worden. Als de schuldenaar een consument is, moet daarbij een termijn geboden worden van 14 dagen tussen de dag van verzending en de dag waarop incassokosten verschuldigd worden.

Soms is het echter niet nodig om een ingebrekestelling te versturen om de debiteur in verzuim te laten verkeren. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een voor de voldoening bepaalde termijn verstrijkt zonder dat de verbintenis (betaling) is nagekomen. In dat geval treedt het verzuim van rechtswege in, zonder dat een ingebrekestelling vereist is.

Als de debiteur na het intreden van verzuim nog steeds niet overgaat tot betaling, kan de schuldeiser een incassoprocedure starten. Dit kan door een bodemprocedure te starten, maar het is ook mogelijk om een kort geding aan te spannen.

Advocaat levert bij rechter bewijs in incassoprocedure

In een incassoprocedure moet je voldoende bewijs leveren om het bestaan van je vordering te onderbouwen. Dit kan bijvoorbeeld door het verstrekken van aanvullende documenten, zoals leveringsbewijzen, correspondentie die de gemaakte afspraken bevestigt, getuigenverklaringen of een getekende overeenkomst. Een getekende overeenkomst is een heel sterk bewijsmiddel. Wel moet je dan aantonen dat je als schuldeiser jouw verplichtingen onder die overeenkomst bent nagekomen. Het is bovendien belangrijk om te realiseren dat sommige documenten niet als toereikend bewijs worden beschouwd om het bestaan van een vordering te onderbouwen.

Vordering uitsluitend gebaseerd op facturen?

Een factuur is een schriftelijke mededeling van een leverancier aan een afnemer waarin de geleverde goederen of diensten staan vermeld, samen met het verschuldigde bedrag. Het komt voor dat incassoprocedures worden gestart op basis van alleen de verstuurde facturen. Aanvullende documenten, zoals een overeenkomst of andere bewijsstukken die de gemaakte afspraken onderbouwen, worden dan niet overgelegd. Een factuur bewijst echter slechts dat een bepaald geldbedrag in rekening is gebracht, maar niet dat de prestatie die daar tegenover staat is verricht, dat die naar behoren is verricht, dat daarvoor opdracht bestond, et cetera. In feite bewijst een factuur op zichzelf dus niet zoveel. Illustratief is het vonnis van de Rechtbank Noord-Nederland van 18 maart 2015 (ECLI:NL:RBNNE:2015:1500), waarin werd overwogen dat het bestaan van een factuur, niet bewijst dat er sprake is geweest van een gegeven opdracht.

Waarom kan een factuur onvoldoende zijn voor een geslaagde incassoprocedure?

Een factuur is een eenzijdig opgesteld document. Het bestaan van een overeenkomst of afspraken tussen partijen wordt hierdoor dus niet bewezen. Een factuur als enig bewijsmiddel, wordt daarom vaak als ontoereikend gezien voor het onderbouwen van het bestaan van een vordering. De debiteur heeft namelijk het recht om de inhoud van de eenzijdig opgestelde factuur te betwisten. Het is dan aan de schuldeiser om door middel van een overeenkomst of ander document aan te tonen dat de debiteur daadwerkelijk verplicht is de openstaande vordering te betalen. Het is daarom van groot belang om de gemaakte afspraken duidelijk vast te leggen om eventuele bewijsproblemen in een incassoprocedure te voorkomen.

Advocaat incasso bij achterstallige betalingen

Heb je hulp of advies over het innen van onbetaalde vorderingen? Of wil je dat onze incasso advocaten je al vanaf het buitengerechtelijke traject begeleiden? Neem dan contact met ons op. Wij weten hoe we jouw vordering kunnen incasseren.