Eigenaar de mist in met termijn vernietiging VvE-besluit
Het gaat heel vaak fout. Veel VvE-leden wachten namelijk steevast de notulen van de vergadering af. Zij denken dat de termijn om vernietiging van de genomen besluiten te verzoeken, dan pas gaat lopen. Vele VvE-leden gingen daardoor de mist in. Volgens advocaat Robert van Ewijk, gespecialiseerd in VvE-recht, is dat zonde en onnodig. De termijn om vernietiging te vragen staat in de wet. Hoe die termijn moet worden uitgelegd is uitgekristalliseerd in de jurisprudentie. En: bij twijfel niet inhalen, luidt het adagium. Als je het niet zeker weet, houd je dan aan de termijn van één maand.
Termijn vernietiging VvE-besluit begint te lopen als…
In artikel 5:130 lid 2 BW staat:
“Het verzoek tot vernietiging moet worden gedaan binnen een maand na de dag waarop de verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen.”
Daar staat een drietal elementen:
- een termijn van één maand;
- die begint te lopen op het moment dat de verzoeker van het besluit kennis heeft genomen;
- óf die begint te lopen op het moment dat de verzoeker van het besluit “heeft kunnen kennis nemen”.
En daar gaat het dus vaak mis. Als je de notulen van de vergadering afwacht en ervan uitgaat dat je een maand na ontvangst daarvan nog op tijd bent, ga je voorbij aan het derde element van artikel 5:130 lid 2 BW. Daarin staat dat de termijn ook gaat lopen op het moment dat je kennis had kunnen nemen van het besluit.
Eigenaar die notulen afwacht kan te laat zijn
Zo bepaalde het Gerechtshof Den Haag in 2006 (ECLI:NL:GHSGR:2006:466) dat een aantal eigenaren te laat waren met hun verzoek. Ze verzochten vernietiging van een besluit van de VvE en deden dat binnen een maand na ontvangst van de notulen van de vergadering. Ze hadden echter al eerder op de hoogte kunnen zijn van de inhoud van het besluit. Van belang was dat de betreffende eigenaren zelf degenen waren die de VvE hadden verzocht om bepaalde besluiten te agenderen. Ze waren ervan op de hoogte dat deze punten besproken zouden worden op de vergadering van 25 november 2004. Ze hebben namelijk de uitnodiging voor de vergadering ontvangen met daarin de agenda waarop het betreffende punt stond geagendeerd. Op de vergadering zijn ze echter niet verschenen. In plaats daarvan hebben ze de notulen afgewacht. Die ontvingen ze op 8 december 2004. Het verzoekschrift dateert van 30 december 2004.
Eigenaar die notulen afwachtte niet-ontvankelijk
Te laat, vond het Gerechtshof. De eigenaren wisten welk besluit op de agenda stond. Zij hadden dus op de vergadering of direct daarna kennis kunnen nemen van het besluit. Daarvoor hoefde kennisname van de notulen niet te worden afgewacht. Dat gold in dit geval des te meer, omdat slechts voor of tegen het besluit kon worden gestemd. Verder oordeelde het Gerechtshof dat de betreffende eigenaren na de vergadering informatie hadden kunnen inwinnen bij de VvE om erachter te komen hoe het besluit luidt. Dat hebben ze nagelaten. De eigenaren zijn daarom terecht door de kantonrechter niet-ontvankelijk verklaard, aldus het Gerechtshof.
Mag van een VvE-lid een actieve houding verwacht worden?
Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden heeft in 2018 (ECLI:NL:GHARL:2018:2984) zelfs expliciet geoordeeld dat van een VvE-lid een actieve houding verwacht mag worden. Volgens het Gerechtshof is er namelijk sprake van een vergewisplicht, die het volgende inhoudt:
“5.7 Ook het hof is van oordeel dat het belang van eigenaars om zo spoedig mogelijk te weten of een genomen besluit geldig is of niet, meebrengt dat van een eigenaar/lid van een VvE in het algemeen mag worden verwacht dat hij/zij, indien hij/zij niet aanwezig kan of wil zijn ter vergadering, (…), zich ten spoedigste van genomen besluiten vergewist, zodat de bedoelde termijn inderdaad op de dag van de vergadering dan wel ten spoedigste nadien kan ingaan.”
In het concrete geval dat voorlag, vond het Gerechtshof dat de verzoeker er zelf voor heeft gekozen om niet aanwezig te zijn en geen gemachtigde te sturen, en het daarom van hem had mogen worden verwacht dat die zou hebben geïnformeerd over de inhoud van het besluit.
Hoge Raad nuanceert het moment waarop vernietigingstermijn begint
Hoewel de Hoge Raad het eens was met het Gerechtshof dat er sprake is van een vergewisplicht, ging het oordeel de Hoge Raad voor het overige net wat te ver. In zijn arrest van 21 juni 2019 (ECLI:NL:HR:2019:1022) werd daar dus een nuance op aangebracht. In zijn arrest van die datum oordeelde hij dat het element ‘kennis heeft kunnen nemen’ uit artikel 5:130 lid 2 BW, inhoudt dat de betreffende eigenaar redelijkerwijs kennis heeft moeten kunnen nemen ervan. Dat volgt uit de parlementaire geschiedenis bij die wetsbepaling. Het moment waarop iemand redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen van een besluit, is dan niet zonder meer daags na de vergadering. Overigens ben ik van mening dat dit in de Haagse kwestie, gezien de feiten die daar speelden, wél het geval was. Dat moment hangt volgens de Hoge Raad af van de omstandigheden van het geval.
Moment waarop eigenaar redelijkerwijs kennis kon nemen
Daarbij komt veel gewicht toe aan de gebruiken binnen de VvE. Als het binnen een VvE bijvoorbeeld gebruikelijk is dat een besluitenlijst of notulen worden gecirculeerd, dan mag een eigenaar die niet aanwezig was op de vergadering die notulen afwachten. Het moment dat die eigenaar redelijkerwijs kennis van het besluit kon nemen in de zin van artikel 5:130 lid 2 BW, is dan het moment waarop de notulen of besluitenlijst worden verspreid. Maar, als van een dergelijk gebruik geen sprake is, dan geldt voornoemde vergewisplicht wel degelijk. Van de eigenaar mag dan worden verwacht:
“(…) dat hij moeite doet om kort na de vergadering kennis te nemen van de genomen besluiten. Van de appartementseigenaar mag in dat geval in beginsel worden verwacht dat hij binnen een week na de vergadering informatie inwint over die besluiten. De termijn van een maand, genoemd in art. 5:130 lid 2 BW, begint dan te lopen uiterlijk op de dag na het einde van die week. De appartementseigenaar draagt in dat geval de stelplicht en bewijslast van feiten en omstandigheden waaruit volgt dat hij redelijkerwijs niet binnen een week na de vergadering van het desbetreffende besluit heeft kunnen kennisnemen.”
Ook op die beide door de Hoge Raad geformuleerde regels bestaat weer een uitzondering. Want als de eigenaar al daadwerkelijk kennisneemt van het besluit vóór ontvangst van de notulen of vóór afloop van de termijn van een week na de vergadering, dan begint de vernietigingstermijn al op dat moment te lopen. Het moment van daadwerkelijke kennisname ligt dan voor het moment waarop de eigenaar redelijkerwijs kennis had kunnen nemen van het besluit.
Dus de vernietigingstermijn begint te lopen op het moment dat….?
Naar mijn mening heeft de Hoge Raad het niet heel veel duidelijker gemaakt. De strakke regel zoals het Gerechtshof Den Haag die formuleerde is eenvoudiger te hanteren. Bovendien zit er ook in die regel een vangnet voor het geval de eigenaar niet eerder kennis kon nemen van het besluit. De termijn van één week die de Hoge Raad introduceert staat niet in de wet en volgt daar ook niet uit. Daarnaast geeft het arrest ook geen duidelijkheid over de vraag wanneer er dan sprake is van een ‘gebruik’ dat zodanig is dat die bepalend is voor het moment waarop de vernietigingstermijn begint te lopen.
Wanneer is er sprake van een ‘gebruik’ dat bepalend is voor de start van de vernietigingstermijn?
Naar mijn mening zal er dan in elk geval sprake moeten zijn van een bestendige gedragslijn, bijvoorbeeld dat de notulen altijd binnen een bepaalde termijn worden opgesteld en verspreid. Als geoordeeld moet worden dat die bestendige gedragslijn er niet is, dan bestaat de vergewisplicht wel. Volgens de Hoge Raad is één week een redelijke termijn om je van de inhoud van het besluit te vergewissen. Maar let op: als je je binnen een dag vergewist en het bestuur stelt je onmiddellijk op de hoogte, dan begint de vernietigingstermijn dus op dat moment al te lopen. Doet het bestuur het later dan binnen die week, dan is het een kwestie van uitleg wanneer de vernietigingstermijn dan is gaan lopen.
Toepassing van de regel van de Hoge Raad toont de verwarring aan
Kort na het arrest van de Hoge Raad, heeft de rechtbank Amsterdam op 16 september 2019 (ECLI:NL:RBAMS:2019:6800) een uitspraak gedaan. De VvE verweet een eigenaar dat die wist dat het besluit zou worden behandeld in de vergadering van 26 november 2018. Hij had zich daarom direct daarna moeten vergewissen van wat er besloten was, aldus de VvE. De rechtbank gaat daar niet in mee. Die is van oordeel dat de eigenaar er op 18 februari 2019 over is geïnformeerd dat de notulen online beschikbaar waren gesteld. Volgens de rechtbank is de termijn op dat moment gaan lopen. De rechtbank overweegt:
“8. De gang van zaken bij deze VVE is dat de notulen bekend worden gemaakt via het internetportaal. [verzoeker] is op 18 februari 2019 geïnformeerd dat de notulen van de vergadering van 26 november 2018 voor haar op het portaal beschikbaar waren gesteld. Toen ging de termijn van 30 dagen lopen. [verzoeker] heeft daarmee tijdig de vernietiging verzocht.”
Dat is om een aantal redenen fout. Allereerst kent de wet geen “termijn van 30 dagen”. De wet spreekt over een maand. Een maand kan 28, 29, 30 of 31 dagen zijn. Daarnaast ging de rechtbank er in het oordeel aan voorbij dat er sprake moet zijn van een ‘gebruik’ binnen de VvE. Weliswaar is gesteld dat de gang van zaken is dat de notulen via een portaal bekend worden gemaakt, maar uit de in de beschikking genoemde feiten blijkt niet of dat gebruik bestendig was, of die bekendmaking altijd binnen hetzelfde tijdsbestek gebeurde, enzovoorts. Daar komt bij dat met het aanvaarden van het starten van de vernietigingstermijn bijna 3 maanden nadat het besluit is genomen, geweld wordt gedaan aan de ratio van artikel 5:130 lid 2 BW. Die bestaat er namelijk in dat eigenaren binnen afzienbare termijn moeten weten of de genomen besluiten nog kunnen worden aangevallen, of niet.
Advocaat bij vernietiging VvE-besluit
In mijn praktijk adviseren wij steevast om ervoor te zorgen dat een verzoek tot vernietiging van een VvE-besluit, binnen één maand na de dag waarop dat is genomen, wordt ingediend. Zelfs als overschrijding van die termijn verschoonbaar is, voorkom je daarmee namelijk mogelijk een discussie over de ontvankelijkheid. De uitkomst van die discussie kan namelijk zijn dat het voor jou als verzoeker ‘game over’ is. Bovendien leidt het tot extra kosten. De leidraad van de Hoge Raad kan daarentegen wel uitkomst bieden als je daadwerkelijk te laat kennis neemt van het besluit én er niet eerder kennis van kon nemen. Het verzoek tot vernietiging kan zelfs nog tijdig zijn als er geruime tijd meer is verstreken dan een maand na de week van je vergewisplicht. Je moet dan als verzoeker wel aantonen waarom je niet eerder van het besluit kennis kon nemen, aldus de Hoge Raad.
